مدرسه مدیریت پروژه

2021-11-16 09:03:51 مدیریت سبد پروژه ها (Portfolio Management)
دکتر مجید فراهانی

در بسیاری از کشورها از مدیریت سبد پروژه ها جهت تعیین نوع تجارت استفاده می گردد در این سبد باید تمام پروژه ها را با هم دید ، تجزیه وتحلیل نمود وکنترل کرد (اداره نمود) وبرای بدست آوردن حداکثر سود مقایسه ودوباره منابع را به آن اختصاص داد. مدیریت سبد پروژه ها برای تعیین ارزش مستقیم وغیر مستقیم آن بر پروژه ها وبرای منابع در دست، رویکردی کلی نگر است. مدیریت سبد پروژه ها یک پروسه تصمیم گیری دینامیکی است ، پروژه ها ی جدید را ارزیابی می کند، اولویت بندی می نماید از رده خارج می کندیا قبول می کند(kill/go) یا دوباره اولویت بندی می کند منابع رادوباره تخصیص می دهد.

این نوع مدیریت مشتمل بر سه مدیریت است:
الف- تمرکز بر مدیریت تجاری
ب- تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)
ج- تمرکز بر مدیریت پروژه


تمرکز بر مدیریت تجاری
1- در این مدیریت باید مطمئن بود که تمام پروژه ها منطبق بر استراتژی سازمانی است ودر صورتی که بر اساس استراتژی نباشد باید آنرا رد کرد(kill).
2- اولویت گذاری در اجرا و انجام پروژه ها باید لحاظ شود.
3- ارزش بدست آمده در سازمان افزایش یابد.
4- بیشترین برگشت سرمایه را دارا باشد.
5- رشد عایدات ودرآمد داشته باشد.
6- خواسته های مشتریان وکسب درجه مطلوبیت در تجارتهای جدید در نظر گرفته شود.
7- پتانسیل سازمان افزایش می یابد.

تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)
در این مدیریت باید منابع را در کل سازمان بررسی نمود وضعیت ریسک های پروژه را برآورد نمود.
1- وضعیت منابع در دست فعلی را به صورت ترسیم (Map ) داشته باشد.
2- وضعیت منابع مورد نیاز در آینده را بداند وبر اساس پروژه ها تقاضای منابع جدید را درک کند.
3- نیاز های آموزشی فعلی وآینده را بداند.
4- عکس العمل سریع برای جذب منابع ورها کردن منابع را به صورت فرموله بدست آورد.
5- بطور موثری درک صحیح از جابجایی منابع کلیدی بر اساس پروژه های با اولویت بالا داشته باشد وبتواند اعمال نماید. یعنی پروژه درست با منابع درست را بکارگیری نماید.
6- تشخیص ، تحلیل ، پاسخ ، ردیابی و کنترل ریسک سبد پروژه ها را باید بداند وبکارگیرد.
7- حل مشکلات وتعارضات برای منابع هزینه بر وکمیاب را بررسی نماید.

تمرکز بر مدیریت پروژه
در این مدیریت باید پروژه ها را بازبینی نمود ، ارزیابی برنامه را انجام داد تا زیاده روی یا تلاقی در برنامه ها نباشد.
1- ایجاد مکانیزم انضباط در پشتیبانی از مدیریت سبد پروژه ها
2- ارتباط منظم وکارا بر مدیران پروژه ها وارزیابی برنامه ها باشد
3- اطمینان از نزدیکی به موفقیت تحویل پروژه ها وبرنامه ها
4- کنترل پیشرفت پروژه ها در مقابل نتایج کلیدی (Milestone )
5- کیفیت افزایش می یابد
اگر کیفیت مهم است باید کنترل داشت واگر کنترل داشته باشیم باید مدیریت سبد پروژه ها داشت. درصورت پذیرفتن غلط یک پروژه (go ) با انتخاب روشهایی وتصمیماتی پروژه راتصحیح یا واگذار می نماید.

به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید
@project_school Open / Comment

2021-11-15 14:23:13 کلیدی ترین ابزارهای ارتباطی مدیریت پروژه

بعضی از مدیران پروژه میخواهند میزان استفاده از ابزارهای ارتباطی را به حداقل برسانند، از این رو، مطالب زیر کمک زیادی به این مدیران خواهد نمود. این موارد، حداقل ابزارهای ارتباطی ضروری برای پروژه شماست نه همه آن. با این ابزارها شما میتوانید شروع خوبی در مدیریت یک پروژه داشته باشید. در ادامه مقاله خواهید دید که چرا این موارد بسیار مهم هستند.

چارت سازمانی پروژه (Project Organization Chart)
هر مدیر پروژه ای نیاز دارد ابزاری برای تشخیص افراد در پروژه داشته باشد. جایگاه افراد در پروژه معمولا مورد سوال قرار می گیرد و شما به وسیله چارت سازمانی میتوانید تشخیص دهید که چه شخصی مسئول انجام چه کاری در پروژه است.

چارت چرخه ارتباطات (Circle of Communication Chart)
اگر شرکت یا سازمان شما با چارت های سازمانی که مدیر پروژه در راس آن قرار دارند موافقت نمیکند، چارت دایره ای ارتباطات جایگزینی بسیار مناسب برای شماست. بعضی سازمان ها به شما اجازه نمیدهند چارت سازمانی تشکیل دهید، در این موارد بهتر است از چارت دایره ای ارتباطات استفاده نمایید.

ماتریس الزامات ارتباطی (Communication Requirements Matrix)
ماتریس الزامات ارتباطی، ابزاری است برای ثبت نمودن مکالماتی که مدیر پروژه با افرادی که وظایفی را در پروژه برعهده دارند برقرار میکند. برای مثال، زمانی که مدیر پروژه با مشتری درباره گزارشات مختلف مربوط به پروژه صحبت میکند، این مکالمه را در ماتریس الزامات ارتباطی ثبت میکند.

ماتریس گزارش نقش (Role Report Matrix)
ماتریس نقش گزارش تعیین میکند که چه کسی در چه زمانی چه گزارشی را دریافت کند. به منظور مشخص نمودن اینکه چه کسی گزارش های وضعیت، گزارش های مالی و یا خبرنامه را دریافت کند، ماتریس نقش گزارش بهترین ابزار است. اگر مدیران پروژه زمانی صرف تعیین و ثبت این اطلاعات کنند، میتوانند در ارتباطات موثر گام مهمی بردارند.

تقویم پروژه (Project Calender)
تقویم پروژه یکی از مهمترین اسناد پروژه است. بهتر است هیچ پروژه ای را بدون تقویم پروژه شروع نکنید زیرا یکی از اصلی ترین عوامل موفقیت پروژه است. پروژه همانطور که شما به آن فکر میکنید شکل میگیرد. پروژه مانند تقویمی است که شما رویداد های اصلی را در آن ثبت میکنید. رویداد های اصلی مانند شروع جلسات و نقاط عطف پروژه باید در تقویم پروژه یادداشت شوند.

ایجاد تقویم گزارش پروژه (Project Report Creation Calendar)
یکی از مزایای ابزار ایجاد تقویم گزارش پروژه، آگاهی از زمان تهیه گزارش های پروژه است. اگر برای تعیین و ثبت دقیق زمان تهیه و ارسال گزارش ها وقت صرف نکنید، نمیتوانید به موقع پروژه را تحویل دهید. تمامی کارهایی که باید در پروژه مدیریت کنید را به خاطر بیاورید، حال استفاده از ابزاری را تصور کنید که زمان دقیق ارائه گزارش ها در هر هفته، هر ماه و هر فصل به وسیله آن ثبت میگردد. معمولا مدیران حرفه ای در ابتدای پروژه از ابزار ماتریس نقش گزارش استفاده میکنند و پس از مدتی با استفاده همزمان از هردو ابزار ذکر شده، ابزار ارتباطی قدرتمندی در دست خواهند داشت.

ساختار شکست کار ( Work Breakdown Structure – WBS)
ساختار شکس کار یا WBS یکی از مهمترین ابزار ارتباطی برای هر پروژه ای و در هر اندازه ای است. مدیران پروژه باید از مجهز بودن پروژه به این ابزار اطمینان حاصل کنند و مرتبا از آن بهره مند شوند. WBS بهترین ابزار تصویری برای ثبت محدوده و محنوای پروژه است و اگر کاری در آن ثبت نشده است پس در محدوده و محتوای پروژه نیست. به همین سادگی.

نمودار پراکندگی (Scatter Chart)
نمودار پراکندگی به دلایل متفاوتی ممکن است در پروژه استفاده شود. از این ابزار در مواردی استفاده میشود که مدیر پروژه باید اطلاعات یا داده هایی را گزارش دهد. نمودار پراکندگی یک ابزار قدرتمند برای مدیران پروژه است. اگر میخواهید داده ها یا اطلاعاتی از جنس عدد و را گزارش دهید استفاده از نمودار پراکندگی بهترین ابزار است.

خبرنامه پروژه (Project Newsletter)
خبرنامه پروژه ابزاری است که به نظر میرسد این روزها به اندازه کافی به آن بها داده نمیشود با این وجود که یکی از مهمترین ابزاری است که هر مدیر پروژه میتواند از آن بهره مند شود. این ابزار میتواند هم وضعیت پروژه و هم افراد را به خوبی مدیریت کند. خبرنامه پروژه تنها یکی از ابزاری است که به شما کمک میکند مسائل کاری را با مسائل شخصی در کنار هم داشته باشید. قدرت این ابزار را دست کم نگیرید و از همین حالا برای استفاده از آن اقدام کنید.

به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید
@project_school Open / Comment

2021-11-15 08:31:06 #استخدام

سمت شغلی: کارشناس کنترل پروژه با تجربه کافی در زمینه تامین و تدارکات

نوع شرکت: پیمانکار EPC

محل کار: تهران

نوع پروژه : پتروشیمی

مدرک تحصیلی مورد نیاز: مهندسی صنایع- مدیریت پروژه

سابقه کار مورد نیاز: حداقل ۴ سال

مهارت های مورد نیاز:
مسلط به تهیه ، تدوین و پیگیری دستورالعمل های تامین و تدارکات خارجی در پروژه ها
مسلط به تهیه ، تدوین و پیگیری فرم های بازرسی
آشنایی با پروژه های EPC
تسلط بر تهیه گزارشات کنترل پروژه

دانش نرم افزاری: تسلط بر فرمول نویسی و تهیه دیتابیس در Excel
تسلط بر یکی از نرم افزارهای کنترل پروژه

توضیحات تکمیلی: تمنا دارد افرادی که صرفا دارای شرایط فوق می باشند روزمه کاری خود را حداکثر تا پایان آبان ماه به آدرس زیر ارسال فرمایند .
داشتن سابقه کاری در پروژه های پتروشیمی مزیت محسوب میشود .

ارسال رزومه به:
شماره واتساپ 09212803125 Open / Comment

2021-11-14 14:48:06 پنج گام اساسی برای تنظیم سند بودجه پروژه

از فهرست کارهای خود استفاده کنید
در گام اول، لیست کارهای پروژه خود را تهیه کنید. ممکن است شما ساختار شکست کار پروژه را داشته باشید، می‌توانید از آن استفاده کنید. اما اگر یک لیست کار ندارید، باید یک مورد ایجاد کنید. همه کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید، چیزهایی که باید بسازید، و یا چیزهایی که پیش از پایان پروژه باید آن‌ها را تکمیل کنید. لازم نیست این لیست نظمی خاص داشته باشد، اما لازم است همه چیز را شامل شود. در نهایت، ایده‌های خود را با تیم پروژه درمیان بگذارید، زیرا هر کسی با توجه به مسئولیت و تخصص خود بهتر درباره کارهای مورد نیاز نظر خواهد داد و احتمال فراموش شدن یک کار به حداقل خواهد رسید

هر مولفه را برآورد کنید
اکنون به سراغ لیست خود بروید و قیمت هر مورد را مشخص کنید. به عنوان مثال، «برگزاری جلسات بحث در مورد الزامات پروژه» ممکن است شامل تامین اتاق جلسه یا خرید هر گونه منابع مانند پروژکتور، قلم‌های نشانه و… باشد، بنابراین قیمت‌های اجاره اتاق و تامین تجهیزات دیگر را مشخص و ثبت کنید. این کار را برای همه موارد لیست کاری انجام دهید.

تمام برآوردها را در کنار هم قرار دهید
سپس همه برآوردها را با هم ترکیب کنید. ساده‌ترین کار این است که لیستی از اقلام را در یک صفحه گسترده ایجاد کنید، و هزینه‌ها را در ستون بعدی اضافه کنید و سپس مقادیر این ستون را جمع بزنید. ایده خوبی است که هزینه‌های خود را در دسته‌های مختلف تقسیم‌بندی کنید، با این کار شما به راحتی می‌توانید ببینید که بخش عمده هزینه‌ها صرف کدام دسته می‌شود. برای مثال می‌توانید از دسته بندی‌هایی مانند «شروع پروژه»، «ایجاد زیرساخت» یا «آموزش» استفاده کنید.


ذخیره احتیاطی و مالیات را به بودجه برآورد شده، اضافه کنید
راهی وجود ندارد که شما مطمئن شوید بودجه مورد نیاز پروژه دقیقا همان مقدار تخمین زده شده است. این‌جا، جایی است که ضرورت وجود ذخیره‌های احتیاطی برای ریسک‌های احتمالی مطرح می‌شود. شما می‌توانید با شناسایی ریسک‌های پروژه خود عددی محتمل‌تر را بیابید، اما اگر نمی‌دانید چه میزان ذخیره احتمالی باید اضافه کنید، می‌توانید 10٪ از بودجه کل برآورد شده در مرحله 3 را به آن بیافزایید. این یک حدس غیرعلمی است که بسیاری از مدیران پروژه از آن استفاده می‌کنند و به شما کمک می‌کند، اطمینان خاطر خود را افزایش دهید. یک ردیف در صفحه گسترده بودجه خود اضافه کنید و عبارت «ذخیره احتیاطی» را اضافه کنید و درصد مورد نظرتان را مشخص کنید. اضافه کردن مالیات فروش یا سایر مالیات‌هایی که در برآوردهای فردی شما به طور مستقیم وجود ندارد، را فراموش نکنید جمع تمامی این موارد مقدار بودجه نهایی پروژه شما است.

دریافت تایید
آخرین گام این فرآیند، تایید مدیر و یا حامی پروژه است. با آنها درباره نحوه تهیه مقادیر و عناصر مالی کلی صحبت کنید.

جمع بندی
بودجه بندی پروژه یکی از وظایف اصلی مدیر پروژه است، شما می‌توانید برای تسهیل این فرآیند از پروژه‌های مشابه گذشته خود و نظرانت خبرگان نیز استفاده استفاده کنید. سند بودجه به ما کمک مي‌کند تا پیش‌بینی محتمل‌تری داشته باشیم و در طول پروژه نیز هزينه‌هاي واقعي را با بودجه تعريف شده مقايسه کنيم و امکان کنترل هزینه‌ها را به ما می‌دهد.

به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید
@project_school Open / Comment

2021-11-14 08:13:13 مهارت های نرم برای یک مدیر پروژه

به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید
@project_school Open / Comment

2021-11-13 09:53:26 ارزش های کلیدی اسکرام

متدلوژی اسکرام اصول و فرآیندهایی است که باعث بهبود تحویل می‌شود. هر پروژه یکسری تحویل شدنی دارد، هدف اسکرام بهبود تحویل آن‌هاست. یعنی از منظر کیفیت، سرعت و کمیت بهبود پیدا کنند. برهمین اساس اسکرام پنج ارزش کلیدی دارد و در همه‌جا آن‌ها را رعایت می‌کند:

شجاعت (Courage): تیم باید شجاعت انجام کارهای درست و کار روی مسایل سخت را داشته باشد.
تمرکز (Focus): همهٔ افراد باید تمرکز خودشان را بر روی کارهای اسپرینت و تحقق اهداف تیم اسکرام بگذارند.
تعهد (Commitment): هر کس به شخصه به تحقق اهداف تیم اسکرام متعهد است.
احترام (Respect): افراد تیم اسکرام به هر فرد به عنوان فردی توانا و مستقل احترام می‌گذارند.
گشودگی (Openness): افراد تیم اسکرام و ذینفعان توافق دارند که درباره کار و چالش‌های انجامِ آن گشاده رو باشند.

به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید
@project_school Open / Comment

2021-11-09 14:35:42 تکنیک های برنامه ریزی و کنترل پروژه :مدیریت پروژه افراطی

روش مدیریت پروژه افراطی (XPM) اجازه می دهد تا برنامه ، بودجه و نتیجه نهایی را در هر مرحله از پروژه متناسب با نیازهای تغییر یافته تغییر دهید. به عبارت دیگر ، به جای فرآیند محور ، رویکردی مبتنی بر مردم را ارائه می دهد ، به این معنی که در XPM ، افراد مدل ها را متناسب با پروژه تطبیق می دهند ، نه در غیر این صورت.

بهترین برای: پروژه های پیچیده با عوامل نامشخص و غیر قابل پیش بینی

به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید
@project_school Open / Comment

2021-11-07 13:48:29 تغییرات در پروژه های ساخت

تغییرات در پروژه های صنعت ساخت یکی از چالش های پیش روی مسئولان و مدیران است که باعث اثرات نامطلوب بر پروژه می­شود. تغییرات می­تواند باعث افزایش زمان و هزینه و کاهش کیفیت شود و از دست رفتن اعتماد ذی­نفعان پروژه را به همراه داشته باشد. صنعت ساخت ایران بویژه پروژه های عمرانی که نقش مهمی در توسعه و آبادانی کشور دارند همواره با این پدیده ناخوشایند همراه بوده است.

تغییر در پروژه ها بسیار شایع است. هرگونه حذف، اضافه یا تجدید نظر در اهداف و دامنه پروژه بدون توجه به آنکه زمان پروژه را کاهش یا افزایش دهد، تغییر می­نامند. ایجاد تغییر در یک پروژه می­تواند متاثر از عوامل بسیاری باشد. برخی از این عوامل عبارتند از:

اشتباهات در برآوردهای اولیه،

تغییرات فناوری در طول انجام پروژه،

تغییر شرایط بازار،

کاهش بودجه و یا تغییرات محیط پروژه

در حالت کلی و در بیشتر موارد فقدان ارتباطات به موقع و موثر با فقدان یکپارچگی، عدم قطعیت و پیچیدگی پروژه موجب تغییر می شود و باید بررسی کرد که علل بروز تغییرات در پروژه­های عمرانی چیست؟ و تاثیر این تغییرات بر پروژه های عمرانی چگونه است؟

به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید
@project_school Open / Comment