ملاحظات حول تدوير السنة المالية في برنامج كريستال للزبائن الذي | HPC-TECH Channel

ملاحظات حول تدوير السنة المالية في برنامج كريستال للزبائن الذين يملكون المزامنة:
السادة مستخدموا برنامج كريستال, أسعد الله اوقاتكم و كل عام وأنتم بخير.
بالعودة الى موضوع ترحيل الحسابات للسنة المالية الجديدة, أحببنا ان نزودكم ببعض الملاحظات الخاصة بعملية الترحيل عند الزبائن الذين يملكون المزامنة, و اليكم التالي:
اولا: يفضّل و قبل البدء بعملية الترحيل للسنة المالية الجديدة, التأكد من الامور التالي:
1- تحديث نسخة البرنامج الى اخر اصدار.
2- انشاء حساب رئيسي تحت اسم "ارباح و خسائر سنوات سابقة" ضمن المطاليب في الشجرة المحاسبية, و ضمن هذه الحساب الرئيسي نقوم بأنشاء حساب فرعي "أرباح و خسائر 2018".
, و نتأكد ان هذا الحساب تزامن من السيرفر الى الفروع.
3- التاكد من تحديد اسم الفرع داخل بطاقات الحسابات الخاصة بالفروع.
4- لمن يستخدم أكثر من عملة في البرنامج, يجب ان يتأكد من وجود حسابات لفرق العملة ضمن البرنامج (حيث يجب انشاء هذه الحسابات),
حيث ينبغي انشاء حسابين لفرق العملة احدهما فرق العملة ربح (ضمن الايرادات) و الاخر فرق العملة خسارة (ضمن المصاريف),
و يجب تحديد هذه الحسابات ضمن الحسابات الافتراضية في البرنامج و تحديدا ضمن نافذة ثوابت الحسابات.
5 - نجري عملية صيانة للبيانات من داخل البرنامج من القائمة اداوت ثم نختار صيانة البيانات, و هذه الخطوة قبل ان نبدأ بعملية التدوير.

ثانيا- يمكننا اجراء التدوير للسيرفر و الفروع من خلال طريقتين, يتم اختيار احداها تبعا لحالة المزامنة الموجودة عند الشركة التي تستخدم البرنامج, و هي كالتالي:
الطريقة الاولى: اجراء التدوير من السيرفر الرئيسي للمزامنة (الفرع الرئيسي او فرع الادارة التي تدار من خلاله كل الحسابات) فقط..
من كان يرغب باجراء عملية التدوير فقط من السيرفر الرئيسي و يستعيد النسخة الناتجة عن التدوير في السيرفر على بقية الفروع, اي انه لا يريد ان يجري التدوير من كل فرع على حدا,
فعلينا ان نتأكد من أن المزامنة تعمل على كافة الفروع و السيرفر,و ان البيانات متزامنة بين الفروع و السيرفر بشكل كامل, وذلك من خلال الاطلاع على تقرير الميزانية للفرع على جهاز الفرع نفسه,
فاذا كانت ميزانية الفرع مطابقة لميزانية الفرع نفسه على جهاز السيرفر الرئيسي فهو المطلوب, واذا لم تكن متطابقة نقوم بأعادة مزامنة الفوارق بين الفرع و السيرفر سواء كانت فواتير او سندات,
من خلال التدقيق في بحث الفواتير و السندات و اعادة مزامنة النقص, او من خلال الاستعانة بالدعم الفني لشركة كريستال في حال كانت الفوارق بين الفروع كبيرة جدا و لا يمكن حصرها.
عندما نجري التدوير من السيرفر الرئيسي فقط, فانه لا نحدد اثناء خطوات التدوير اسم اي فرع, و انما نترك اسم الفرع فارغ, كذلك ضمن تهيئة الجرد اثناء التدوير لا نحدد اسم اي فرع .
و عندما نجري التدوير من الرئيسي ايضا نفعّل خيار توليد سند قيد لكل فرع اثناء عملية التدوير.
بعد الانتهاء من التدوير, يدقق المحاسبون بالبيانات الناجمة عن عملية التدوير وعند اعتمادها بشكل رسمي,
نسحب نسخة من الملف الناتج و نستردها على الفروع و يتم ابلاغ مسؤولي الدعم الفني في شركة كريستال من اجل نقل المزامنة من الملف القديم للسنة السابقة الى ملف جديد للسنة الجديدة الحالية.

الطريقة الثانية: اجراء التدوير من كل فرع على حدا.
نلجأ الى طريقة التدوير من كل فرع على حدا اذا كانت الحسابات بين الفرع و السيرفر الرئيسي (الفرع الرئيسي) غير متطابقة أو أنّ الشركة التي تستخدم المزامنة لا تريد ان تزامن كامل البيانات بين الفروع (اي انها زامنت جزء من البيانات الى الفروع و ليس كل البيانات لاسباب ادارية), حيث نقوم اثناء خطوات التدوير بتحديد اسم الفرع, و كذلك ضمن تهيئة الجرد نحدد اسم الفرع ايضا.
و لا داعي هنا لتفعيل خيار توليد سند قيد افتتاحي لكل فرع.
بعد الانتهاء من التدوير في كل فرع, يدقق المحاسبون بالبيانات الناجمة عن عملية التدوير وعند اعتمادها بشكل رسمي,
يتم ابلاغ مسؤولي الدعم الفني في شركة كريستال من اجل نقل المزامنة من الملف القديم للسنة السابقة الى ملف جديد للسنة الجديدة الحالية.

نتمنى لكم التوفيق, و دمتم بخير.
مع تحيات فريق الدعم الفني.